استخدام منشی
منشی یکی از مهم ترین نیروهای حاضر در سازمان است که مسئولیت های متعددی را بر عهده دارد.
برقراری ارتباط با مراجعین
منشی باید قادر باشد با مراجعین به گفتگو بپردازد و ارتباط موثری با آن ها برقرار کند. او باید پیام ها و تماس های ورودی را پاسخ دهد و مراقبت کند تا هیچ پیامی از جمله از دست نروند.
برنامه ریزی جلسات
منشی باید برای رئیس واحد و سازمان جلسات مختلف را برنامه ریزی کند و برای تأمین نیازهای آن ها در جلسات، فراز و نشیب های محتمل را در نظر بگیرد.
مدیریت برگه های پرینت شده و فایل ها
منشی باید مشغول به حفظ ترتیب پرونده ها و اسناد سازمان باشد و آنها را دسته بندی کند. او باید همچنین تهیه نامه ها و اسناد و دستورالعمل های سازمان را برای استفاده روزانه بسازد.
پشتیبانی از مدیر واحد
شاید مهمترین وظیفه منشی، پشتیبانی از مدیر واحد باشد. او باید در رفع مشکلات مدیریتی و همچنین در برنامه ریزی و سازماندهی کارهای مدیریتی به مدیر واحد کمک کند.
سازماندهی سفرهای کاری
منشی باید برای سفرهای کاری، پرواز، هتل، ماشین و دیگر امور مربوط به سفر مدیر واحد را سازماندهی کند.
مدیریت تقویم مدیر واحد
منشی باید تقویم مدیر واحد را تنظیم و مدیریت کند. او باید به تاریخ بندی ملاقات ها، رویدادها و سفرهای مدیر واحد توجه کند.
ایجاد محیط کاری مناسب
منشی باید تلاش کند تا یک محیط کاری مثبت و خوش روحی برای مدیر و سایر کارکنان سازمان ایجاد کند. به عنوان مثال، او می تواند به جمع آوری نظرات و انتقادات از کارکنان و رسیدگی به آنها بپردازد.
حفظ حریم خصوصی
منشی باید از کدام موارد می تواند اطلاعات شخصی مراجعین و کارکنان را به دست آورده و مدیریت کند، آگاه باشد. وی باید از این طریق دقت کرده و اطلاعات محرمانه را محافظت کند.
مزایای وجود منشی در دفتر کار
وجود یک منشی در دفتر کار بسیاری از مزایا و موجبات مثبت را به همراه خواهد داشت.
دسترسی به اطلاعات: یکی از مهمترین مزایای داشتن منشی، به دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مورد نیاز است. نیاز به جستجوی پرونده‌ها یا تماس با شخص مربوطه برای یافتن اطلاعات حذف می‌شود.
کاهش بارکاری: با داشتن منشی قادر به کاهش بارکاری خود هستید. او به عنوان یک پشتیبان شما عمل می‌کند که برخی از وظایف شما را بر عهده می‌گیرد تا شما بتوانید به امور اساسی‌تر اختصاص دهید.
مدیریت زمان: منشی به شما کمک می‌کند تا کارهای مهم را به سرعت و به بهترین شکل ممکن انجام دهید. علاوه بر این، با مدیریت زمان بهتر، با توجه به ازدیاد کاری که ممکن است به موقعیتی برسد، بدون استرس روزانه انجام دهید.
تسهیل تماس دهی: منشی با پاسخ دادن به تماس‌های فوری و یا تغییر برنامه در صورت نیاز، برای شما و تیم‌تان ارتباط بسیار موثرتری را فراهم می‌کند.
تشویق به دقت و ضبط اطلاعات: یک منشی به شما کمک می‌کند تا به دقت و صحیح داده‌های خود را ثبت کنید، به خصوص در مواردی که ممکن است بیش از حد مشغول باشید و فشار زیادی روی خود داشته باشید.
پشتیبانی در تدارک اجتماعی: منشی شما مسئول بازبینی تقویم ارتباطات شما می‌شود. با در نظر گرفتن افراد مختلف و رویداد‌های مهم، می‌تواند به شما کمک کند تا کارتان را به خوبی ترتیب دهید و از فرصت‌های روزانه بهره مند شوید.
همکاری در برنامه‌ریزی: با داشتن منشی در دفتر کار، شما می‌توانید به بهترین شکل محتوایی و برنامه‌ریزی کار خود را مطرح کنید، وی می‌تواند با تعیین برنامه، این فرآیند را دستیابی به هدفتان کامل کنید.
داشتن یک نهاد پشتیبان: در نهایت، وجود یک منشی به درک خوبی از محتوای کاری شما کمک خواهد کرد. با اعتماد به صحبت با آن شخص، شرایط برای خلق محیطی پر از تعامل و استقرار رابطه مثبت بین دو شخص تقویت خواهد شد.